Entstehung und Entwicklung 2005-2014

Im Rahmen einer grundsätzlichen Neustrukturierung des Gesamtverbandes wurde Wissensmanagement 2005 in der Diakonie zur Unterstützung der internen Kommunikation eingeführt. Die Konzeption wurde in mehreren Arbeitsgruppen erstellt, die abteilungsübergreifend zusammengesetzt waren. Die Umsetzung erfolgte als passwortgeschützte Website auf einem eigenen Server des Bundesverbandes mit allen damals geforderten Funktionen unter der Bezeichnung "Diakonie Wissensportal" - eine frühe "Cloud".

Konzeption

Auch knapp 10 Jahre später sind die Fragen und Anforderungen nahezu die gleichen. Es geht dabei um die Fragen

• Wozu Wissensmanagement und für wen?
• Was ist das relevante Wissen, das verwaltet werden soll und wo ist es zu finden?
• Wie kann der Aufbau neuen Wissens gefördert werden?
• Wie kann das Wissen so verteilt werden, dass das richtige Wissen zur richtigen Zeit am richtigen Ort für die richtige Person zur Verfügung steht
• Wie kann das Wissensmanagement im Wissensportal Spaß machen?
• Wie wird bewahrenswertes Wissen nachhaltig gespeichert?
• Wie wird Wissen gemessen und bewertet?

Eine ausführliche Beschreibung der Konzeption: s.  "Wissensmanagement in der Diakonie"

Die Hauptfunktionen des Wissensportals

In Gruppen zusammenarbeiten - Teambereiche für ausgewählte Mitglieder

Das Wissensportal bietet standardmäßig eine Auswahl von Applikationen an, die grundsätzlich dafür geeignet sind, die übliche Bürokommunikation am lokalen Arbeitsplatz mit ähnlichen Instrumenten auch im Internet durchzuführen.

• Text kann geschrieben, überarbeitet, für ausgewählte Gruppen bereitgestellt und  gelöscht werden - vergleichbar MS-Word
• Ausgewählte Personen oder Gruppen können angeschrieben und auf wichtige Inhalte hingewiesen werden - vergleichbar MS-Outlook

Darüber hinaus bietet das Wissensportal alle gängigen Werkzeuge, um die Zusammenarbeit in Gruppen zu unterstützen, die nicht auf ein gemeinsames Laufwerk zugreifen oder sich kurzfristig zur Diskussion und gegenseitigen Information verabreden können: Dafür kann ein Teambereich bereitgestellt und den Bedürfnissen der Gruppe entsprechend gestaltet werden.

• gemeinsame Ablage im Internet - vergleichbar Dropbox
• Interaktionsmöglichkeiten und Vernetzung - vergleichbar Xing, Facebook

Selbstdarstellung und allgemeine Information - verbandsübergreifende Ablage- und Suchmöglichkeiten

Darüber hinaus bietet das Wissensportal für alle angemeldeten Benutzer unabhängig von ihrer Mitgliedschaft zu einem Teambereich die Möglichkeit, sich zu informieren:

• Die Bibliothek (Wissensdatenbank) ist die zentrale Stelle, an der digital verfügbare Texte der gesamtdiakonischen Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden können. Eine einheitliche Beschreibung mit Kategorien erleichtert später das Suchen, z.B. nach Herausgeber (Verband), Arbeitsfeld oder Publikationsjahr
• Alle Benutzer des Wissensportals sind einem Verzeichnis enthalten, das angezeigt und auch durchsucht werden kann. Diese Funktion ist im Aufbau. Ziel ist, über dies Verzeichnis einerseits das Auswählen und Hinzufügen neuer Mitglieder in die Teambereiche zu ermöglichen und andererseits die Daten, die bei der Registrierung eingetragen werden, als Profil bereitzustellen. Damit soll in Zukunft auch eine Vernetzung zwischen Kollegen, ähnlich wie in Xing oder Facebook, ernöglicht werden
• Fachinformationen und -kalender: Die Experten aus den Zentren der Diakonie Deutschland informieren auf einer eigenen Website und über einen darauf basierenden Newsletter über Ergebnisse und Tendenzen aus ihrer eigenen Arbeit oder ihrem Arbeitsfeld. Der "FID" (Fachinformationsdienst) wird wöchentlich versendet und kann auf der Website abonniert werden. Angeschlossen an den Fachinformationsdienst bietet der Fachkalender den Experten der Diakonie Deutschland, angemeldetete Portalbenutzer oder auch die Öffentlichkeit  über Termine zu informieren

Eingesetzte Software und deren Weiterentwicklung

Das Wissensportal wurde 2013 mit der Open Source Portalsoftware Liferay neu aufgebaut. Sie wird nach Vorgaben des Zentrums Kommunikation von der Agentur comundus/ Waiblingen weiterentwickelt.

Parallel zum Wissensportal wird der Fachinformationsdienst betrieben - ein Newsletter- und Kalendermodul auf der Basis des CMS Drupal. Wie beim Intranet des EWDE auch ist hier die Agentur camino Kommunikation/ Hamburg für Pflege und Weiterentwicklung zuständig.

Kosten

• Die Kosten für Hard- und Software, Weiterentwicklung und Pflege, Beratung, Support und Schulung trägt das Zentrum Kommunikation
• Mitarbeitende aus Verbänden und Einrichtungen der Diakonie, zunehmend aber auch von Brot für die Welt können alle Möglichkeiten des Portals kostenlos nutzen.
• Alle weiteren Plattformen und Software-Produkte, die nicht Teil des Wissensportals sind, verursachen Aufwände, die NICHT das Zentrum Kommunikation tragen kann, für
  • Bereitstellung des Servers
  • (einmalige) Anschaffung und Installieren von Software auf dem Server
    • Laufende Wartung und Pflege der Software auf dem Serve
    • Anpassungen der Software an spezielle Anforderungen der Benutzer
  • Anpassung der Software an Corporate Design
  • Betreiben einer eigenen Benutzerverwaltung für passwortgeschützte Websites
  • Klärung rechtlicher Fragen, von Nutzungsbestimmungen und Datenschutz bis zur Vertragsgestaltung mit Dienstleistern
  • Support, Schulung und Beratung der Benutzer

Administration und Kontakt

Für Benutzerfreischaltung, Bereitstellen von Teambereichen, allgemeine Fragen zu Wissensmanagement, Beratung und Schulung bei der Anwendung des Wissensportals, laufende Anpassungen der Konzeption und den Kontakt zu den Dienstleistern verantwortlich: Anne Grupp